Protocol Vertrouwenspersonen Handbalclub HCP

Dit protocol biedt een leidraad voor de vertrouwenspersonen van Handbalclub HCP bij het ontvangen en behandelen van meldingen van ongewenst gedrag. Het doel is een veilige sportomgeving te waarborgen en zorgvuldig met meldingen om te gaan, met respect voor alle betrokkenen.

1. Rol en bevoegdheden vertrouwenspersonen

Jullie zijn het eerste aanspreekpunt voor leden, vrijwilligers of ouders die te maken krijgen met ongewenst gedrag. Onder ongewenst gedrag verstaan we: pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, etc.

Jullie taken omvatten:

– Luisterend oor: Bieden van emotionele steun.
– Informatie en advies: Informeren over mogelijke vervolgstappen en doorverwijsmogelijkheden.
– Begeleiding: Helpen bij het nemen van beslissingen over eventuele stappen.
– Geheimhouding: Alles wat besproken wordt, is strikt vertrouwelijk. Informatie wordt niet gedeeld zonder expliciete toestemming van de melder, tenzij er sprake is van ernstige strafbare feiten of acuut gevaar. In dat geval ben je als vertrouwenspersoon verplicht om een melding te doen bij het bestuur van Handbalclub HCP of – als het nodig is – bij een externe instantie zoals de politie of het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN). De melder wordt hierover altijd geïnformeerd.
– Eventueel doorverwijzing.

Wat jullie níet doen als vertrouwenspersoon:

– Jullie zijn geen mediator: jullie bemiddelen niet tussen partijen.
– Jullie zijn niet de melder: jullie nemen het probleem niet over.
– Jullie zijn geen doorgeefluik: jullie geven geen informatie door zonder toestemming.
– Jullie doen geen onderzoek: jullie verzamelen geen bewijs of feiten.
– Jullie behandelen geen klachten: dat is de taak van het bestuur of een klachtencommissie.
– Jullie zijn geen scheidsrechter: jullie nemen geen beslissingen over wie gelijk heeft.
– Jullie nemen niet de regie: de melder bepaalt wat er gebeurt, jullie ondersteunen.

2. Werkwijze bij een melding

1) Eerste contact: Melder neemt contact op (telefoon/e-mail). Indien een persoonlijk gesprek gewenst is, spreek dan nader af op een geschikte locatie.

2) Gesprek met melder. Gebruik hiervoor onderstaande elementen.

– Luister actief: Geef ruimte voor het verhaal, oordeel niet.
– Bevestig vertrouwelijkheid.
– Inventariseer: Wat is er gebeurd, wie zijn betrokken, wat is de aard van de melding?
– Wens van de melder: Vraag altijd wat de melder wil dat er gebeurt.
– Mogelijke vervolgstappen bespreken:
– Geen verdere actie: Enkel een luisterend oor (tenzij ernstige strafbare feiten/gevaar).
– Informele aanpak: Bijvoorbeeld als melder zelf in gesprek gaan, eventueel met jullie hulp waarbij jullie enkel als gespreksleider fungeren.
– Formele aanpak: Melding bij het bestuur, inschakelen van externe deskundigen (zoals Centrum Veilige Sport Nederland, politie), inschakelen mediator.
– Toestemming vragen: Benadruk dat jullie géén stappen ondernemen zonder expliciete toestemming van de melder. Uitzonderingen: ernstige strafbare feiten/acuut gevaar.

3) Verslaglegging: Maak een bondig en feitelijk verslag van het gesprek (datum, namen, samenvatting, besproken opties, gekozen vervolgstap) voor eigen administratie. Dit verslag is vertrouwelijk en wordt niet gedeeld zonder expliciete toestemming.

4) Terugkoppeling: Spreek af wanneer en hoe jullie contact opnemen met de melder.

3. Geheimhouding en privacy

Alle ontvangen informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Uitzonderingen zijn bij expliciete toestemming van de melder, of bij ernstige strafbare feiten of acuut gevaar. De geheimhoudingsplicht blijft ook bestaan na einde van de functie vertrouwenspersoon.

4. Contact met het bestuur

Jullie kunnen het bestuur algemeen informeren over het feit dat er een melding is geweest (zonder details en zonder namen te noemen), tenzij de melder expliciet toestemming geeft. Bij formele klachten of noodzaak tot ingrijpen, wordt de melding doorverwezen naar het bestuur en de melder wordt hiervan op de hoogte gebracht.

5. Externe doorverwijsmogelijkheden

Belangrijke externe partners voor advies of doorverwijzing:

– Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN): Dé sportgerelateerde instantie voor advies en expertise.
– Politie/Justitie: Bij strafbare feiten.
– Externe mediator: Bij conflicten.
– Huisarts/hulpverlening: Voor psychische of medische ondersteuning.

6. Evaluatie

Evalueer dit protocol jaarlijks.